اصول نوین انبارداری در هتلها؛ تجربهای از نگاه عملی و مدیریتی
وقتی از مدیریت هتل صحبت میکنیم، معمولاً ذهن همه به سمت پذیرش مهمان، خدمات اتاق یا رستوران میرود. اما پشتصحنهی این خدمات، بخشی وجود دارد که اگر درست عمل نکند، هیچ بخشی از هتل نمیتواند عملکرد مطلوبی داشته باشد: انبار.
انبارداری در هتل تنها ذخیره کردن کالا نیست؛ این بخش مثل یک قلب تپنده عمل میکند و مواد غذایی، تجهیزات و ملزومات روزانه را به موقع به بخشهای مختلف میرساند.
چرا انبارداری در هتل مهم است؟
فرض کنید صبحانهی هتل آماده شود، اما تخممرغ یا شیر در انبار تمام شده باشد. یا بخش نظافت اتاقها بخواهد کارش را شروع کند ولی مواد شوینده به موقع تحویل داده نشود. همین کمبودهای کوچک میتواند کل تجربه مهمان را خراب کند. به همین دلیل، داشتن یک سیستم انبارداری اصولی، نه تنها هزینهها را کاهش میدهد بلکه باعث آرامش خیال مدیران هتل و رضایت مهمانان میشود.
۱. استفاده از سیستمهای هوشمند مدیریت موجودی
در گذشته، انبارداری بیشتر به صورت دستی و با ثبت دفتر انجام میشد؛ اما امروز هتلهای حرفهای از نرمافزارهای مدیریت موجودی استفاده میکنند. این نرمافزارها ورود و خروج کالا را لحظهای ثبت میکنند، هشدار میدهند چه چیزی رو به اتمام است و حتی الگوهای مصرف بخشهای مختلف هتل را تحلیل میکنند.
در بعضی مجموعهها از فناوری RFID یا بارکدخوان هم استفاده میشود تا هیچ کالایی بدون ثبت، وارد یا خارج نشود.
۲. کدگذاری و دستهبندی استاندارد اقلام
یکی از مهمترین اصول انبارداری، دستهبندی کالاهاست. وقتی هر گروه کالا جای مشخص و کد مخصوص داشته باشد، کار انباردار سادهتر و خطا بسیار کمتر میشود.
برای مواد غذایی، روشهای FIFO (اول وارد، اول خارج) و FEFO (اول منقضی، اول خارج) کاربرد ویژهای دارند. به عنوان مثال، در بخش نوشیدنیها شاید FIFO بهترین گزینه باشد، اما برای لبنیات یا گوشت، روش FEFO ضروری است تا از فساد مواد جلوگیری شود.
3. کنترل کیفیت و رعایت استانداردهای بهداشتی
مواد غذایی قلب خدمات هتل هستند و کوچکترین بیتوجهی در نگهداری آنها میتواند به اعتبار یک مجموعه لطمه بزند. رعایت دمای مناسب، تهویه درست و پیشگیری از آلودگی، بخش مهمی از کار انبار است.
امروزه بسیاری از هتلها از استاندارد HACCP استفاده میکنند. این استاندارد که به معنی «تجزیه و تحلیل خطر و نقاط کنترل بحرانی» است، کمک میکند که همه مراحل ذخیرهسازی و مصرف مواد غذایی تحت کنترل دقیق بهداشتی باشد. وقتی یک هتل با چنین سیستمی کار کند، هم خیال کارکنان راحتتر است و هم اعتماد مهمانان بیشتر جلب میشود.
4. نقش آموزش و تجربه کارکنان انبار
هیچ سیستمی بدون نیروی انسانی آموزشدیده کارایی ندارد. کارکنان انبار باید علاوه بر آشنایی با نرمافزارها، در زمینه اصول ایمنی و روشهای درست نگهداری کالا هم آموزش ببینند. تجربه نشان داده انبارداری که خودش بداند چه کالایی را کی و چطور باید جابجا کند، از بهترین نرمافزارها هم ارزشمندتر است.
تجربه ما در هتل الیزه
در هتل الیزه، ما هم طی ماههای اخیر به این نتیجه رسیدیم که انبار نیاز به بازسازی و توسعه دارد. این تصمیم به خاطر چالشهایی بود که در مسیر کار روزمره با آن مواجه میشدیم؛ مثل کمبود فضا، دشواری دسترسی سریع به کالاها یا محدودیت در نگهداری مواد غذایی حساس.
پروژهای که اجرا کردیم شامل بزرگتر کردن فضای انبار، طراحی بخشهای مجزا برای هر نوع کالا (مواد غذایی، تجهیزات نظافت، ملزومات اتاقها و …) و راهاندازی یک سیستم نرمافزاری برای کنترل موجودی بود. حالا وقتی یک بخش به کالایی نیاز دارد، خیلی سریعتر از قبل میتواند آن را دریافت کند.
برای مثال، مواد غذایی تازه در بخشی جداگانه با دمای کنترلشده نگهداری میشوند، در حالی که لوازم مصرفی اتاقها در قفسههای کدگذاریشده قرار گرفتهاند. این تغییرات باعث شده فرآیند تحویل کالا به بخشهای مختلف هم سریعتر و هم دقیقتر انجام شود.
این بازسازی فقط تغییر ظاهر انبار نبود؛ ما در واقع زیرساختی ایجاد کردیم که بتواند در سالهای آینده هم پاسخگوی نیازهای رو به رشد هتل باشد. حالا مطمئنیم هیچ بخش از هتل به دلیل کمبود یا تأخیر در کالا دچار مشکل نخواهد شد
انبارداری در هتل، چیزی فراتر از یک کار پشتیبانی ساده است. این بخش بهطور مستقیم با کیفیت خدمات در ارتباط است. رعایت اصولی مثل کنترل موجودی، استفاده از FIFO و FEFO، و پایبندی به استانداردهایی مثل HACCP میتواند تفاوت بزرگی در تجربه مهمان ایجاد کند.
هتلی که انبار سازمانیافته و هوشمند داشته باشد، همیشه یک قدم جلوتر است؛ چون میتواند نیازهای مهمانان را بهموقع و بدون نقص پاسخ دهد.
